Prüfprotokolle & Wartungspläne in der Kita: Rechtssicher dokumentieren

“Wer schreibt, der bleibt.” Dieser Grundsatz gilt im Bereich der Spielplatzsicherheit in besonderem Maße. Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation aller Inspektions- und Wartungsmaßnahmen ist Ihr wichtigster Beleg dafür, dass Sie Ihrer Verkehrssicherungspflicht als Träger nachgekommen sind.

Im Schadensfall ist eine saubere Dokumentation oft der entscheidende Faktor, der Sie vor schwerwiegenden rechtlichen und finanziellen Konsequenzen bewahrt.

Was muss ein Prüfprotokoll enthalten?

Egal ob es sich um eine einfache Checkliste für die tägliche Sichtprüfung oder um den Bericht des externen Prüfers handelt, die folgenden Informationen sollten immer enthalten sein:

Grunddaten:
- Name der Einrichtung / Standort des Spielplatzes
- Datum und Uhrzeit der Inspektion
- Name und Unterschrift des Prüfers
- Art der Inspektion (visuell, operativ, Hauptinspektion)
Prüfgegenstand:
- Klare Bezeichnung des geprüften Gerätes oder Geländebereichs (z.B. “Schaukel am Apfelbaum”, “Kletterturm Westseite”).
Zustandsbeschreibung:
- Eine klare Aussage zum Zustand: “in Ordnung”, “Mangel festgestellt”.
Mängeldokumentation (falls zutreffend):
- Genaue Beschreibung des Mangels: “Linke Schaukelkette an der oberen Aufhängung stark abgenutzt.”
- Bewertung der Dringlichkeit: “Gefahr im Verzug, sofort sperren” oder “Reparatur innerhalb von 4 Wochen erforderlich.”
- Fotodokumentation: Ein Foto des Mangels ist extrem hilfreich.
Maßnahmen:
- Vermerk über die ergriffene Sofortmaßnahme: “Gerät am [Datum] gesperrt.”
- Vermerk über die erfolgte Reparatur: “Kette am [Datum] durch Firma XY ausgetauscht. Gerät wieder freigegeben.”

Checklisten für die tägliche visuelle Inspektion

Für das pädagogische Personal vor Ort sollten Sie eine einfache, standardisierte Checkliste erstellen. Dies erleichtert die Durchführung und Dokumentation.

Beispiel für eine tägliche Checkliste:

Datum: __________ | Geprüft von: _________

[ ] Gesamtes Gelände: Sauber, kein Müll/Glas? [ ] Sandkasten: Sauber, keine Verunreinigungen? [ ] Schaukel: Sitze und Ketten in Ordnung? [ ] Rutsche: Oberfläche frei von Hindernissen? [ ] Kletterturm: Keine losen oder kaputten Teile sichtbar?

Festgestellte Mängel:

Maßnahmen:

Der Wartungsplan: Vorausschauend handeln

Ein Wartungsplan listet alle regelmäßig anfallenden Arbeiten auf, die über die reine Mängelbeseitigung hinausgehen.

Inhalte eines Wartungsplans:

Was: Die konkrete Tätigkeit (z.B. “Lager der Wippe schmieren”, “Schraubverbindungen am Kletterturm nachziehen”).
Wann: Das Intervall (z.B. “halbjährlich, im April und Oktober”).
Wer: Die verantwortliche Person (z.B. “Hausmeister”).
Womit: Ggf. benötigtes Material (z.B. “Spezialfett laut Hersteller”).

Aufbewahrung: Der Spielplatz-Ordner

Alle diese Dokumente gehören an einen zentralen Ort – den “Spielplatz-Ordner” (physisch oder digital). Dieser Ordner ist das Gedächtnis Ihres Sicherheitsmanagements.

Inhalt des Ordners:

Ein Verzeichnis aller Spielgeräte mit Anschaffungsdatum und Hersteller.
Alle Hersteller- und Montageanleitungen.
Das Abnahmeprotokoll der Erstinstallation.
Der Inspektions- und Wartungsplan.
Alle ausgefüllten Checklisten der visuellen Inspektionen.
Alle Protokolle der operativen und jährlichen Hauptinspektionen.
Alle Belege über durchgeführte Reparaturen und Wartungen (inkl. Rechnungen).

graph TD
    subgraph "Die Bausteine Ihrer rechtssicheren Dokumentation"
        A["**1. Prüfprotokolle**
        (Visuell, Operativ, Jährlich)
        - Grunddaten & Zustand
        - Mängelbeschreibung
        - Ergriffene Maßnahmen"]

        B["**2. Wartungsplan**
        - **Was?** (Tätigkeit)
        - **Wann?** (Intervall)
        - **Wer?** (Verantwortlich)"]

        C["**3. Weitere Nachweise**
        - Herstelleranleitungen
        - Abnahmeprotokoll (Erstinstallation)
        - Reparatur-Belege & Rechnungen"]

        D{{"**Der Spielplatz-Ordner**
        (Zentraler Aufbewahrungsort)
        Das Gedächtnis Ihres Sicherheitsmanagements"}}

        A -- "fließt ein in" --> D
        B -- "fließt ein in" --> D
        C -- "fließt ein in" --> D
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Eine sorgfältige Dokumentation ist kein Selbstzweck. Sie ist ein aktives Werkzeug zur Steuerung Ihrer Sicherheitsprozesse und Ihre wichtigste Absicherung.

Letzte Aktualisierung: 15. Oktober 2025